Notion, Confluence, alebo SharePoint: pre koho ktorý
Tri nástroje, ktoré sa porovnávajú neustále a takmer vždy zle - lebo každý z nich rieši trochu inú vec.
Skratkou
Confluence je na veľkú, striktne riadenú dokumentáciu s prísnymi oprávneniami. SharePoint je na správu dokumentov s verziovaním a schvaľovaním. Notion je na dokumentáciu, ktorá má žiť vedľa práce.
Ak vám z toho nie je jasné, ktorý je váš, tu je to podrobnejšie.
Rozdiel, ktorý rozhoduje najčastejšie: oprávnenia
Confluence rieši prístup na úrovni priestoru, stránky, skupiny aj role. Notion má tri úrovne – workspace, teamspace a stránka.
Pri zavádzaní je tá jednoduchosť Notionu výhoda. Nemusíte tri dni kresliť maticu oprávnení. Nevýhodou sa stane vtedy, keď potrebujete jemné riadenie – a vtedy vám bude Notion tesný bez ohľadu na to, ako veľmi sa vám páči.
Súvisiaci limit, ktorý ľudí prichádzajúcich z Confluence prekvapí najviac: Notion neumožňuje zdieľať iba časť databázy. Buď má človek prístup k celej, alebo k žiadnej. Filtrovaný pohľad nie je bezpečnostné opatrenie.
Rozdiel, ktorý rozhoduje v praxi: chodia tam ľudia?
Najhoršia dokumentácia je tá, do ktorej nikto nechodí.
Toto je pri SharePointe bežný stav a nie je to chyba nástroja. SharePoint je postavený na dokumentoch a priečinkoch, čo je model, ktorý ľudia otvárajú, keď musia – nie keď chcú.
Notion vyhráva na tom, že dokumentácia sedí vedľa úloh, projektov a klientov. Človek ju otvorí pri práci, nie namiesto nej. Za to platí slabšou správou súborov a slabším vyhľadávaním vo veľkých objemoch.
Kedy zostať pri SharePointe
- Ste v Microsoft 365 a licencie už platíte
- Potrebujete verziovanie a schvaľovanie dokumentov
- Riešite dlhodobú archiváciu a retenčné pravidlá
- Máte tisíce súborov, ktoré sa musia dať nájsť
V takom prípade nemá zmysel súbory sťahovať do Notionu. Notion nie je dokumentový sklad a súbory sa v ňom hľadajú horšie.
Kedy zostať pri Confluence
- Potrebujete oprávnenia jemnejšie, než umožňujú tri úrovne
- Máte veľký objem dokumentácie a zabehnutý proces jej údržby
- Ste na Jire a väzba medzi tiketmi a dokumentáciou vám dáva zmysel
Kedy má zmysel Notion
- Dokumentácia má žiť vedľa projektov a klientov, nie samostatne
- Chcete jednu databázu klientov, ktorá vie o zákazkách aj o dokumentoch
- Tím je do zhruba osemdesiatich ľudí
- Záleží vám na tom, aby to ľudia otvárali dobrovoľne
Odpoveď, ktorú väčšina porovnaní neuvedie: zmiešane
Najčastejšie správne riešenie nie je „jeden z troch".
Štruktúra, procesy a znalosti idú do Notionu. Zmluvy, veľké súbory a všetko, čo má retenčné pravidlá, zostane na Drive alebo SharePointe a Notion na to odkazuje.
Vyjde to lacnejšie a hlavne to funguje – na rozdiel od migrácie všetkého do jedného nástroja, ktorá skončí tým, že polovicu obsahu nikto nenájde.
Ak sa rozhodujete o prechode z Confluence
Prečítajte si najprv, čo sa pri migrácii neprenesie. Sú to tri veci a každá z nich sama o sebe rozhoduje o tom, koľko práce vás to bude stáť.
A ak si nie ste istí, prejdeme to na tridsaťminútovom hovore zadarmo – vrátane možnosti, že vám povieme, aby ste zostali tam, kde ste.
Neviete, ktorý je váš?
Tridsať minút zadarmo. Povieme vám aj to, že Notion nie je pre vás - je to odpoveď, ktorú od predajcu licencií nedostanete.