Migrácia z Confluence: čo sa neprenesie

Postup je na papieri jednoduchý: exportujete priestor z Confluence do HTML a výsledný ZIP naimportujete do Notionu. Kliknete dvakrát a čakáte.

Potom sa pozriete na výsledok a zistíte, že máte to isté, čo predtým – len na inom mieste a bez toho, na čo ste boli zvyknutí.

Limit prvý: 2,5 GB na jeden import

Import je obmedzený veľkosťou. Priestor väčší než dva a pol gigabajtu treba rozdeliť na viac dávok, čo znamená, že si musíte vopred rozmyslieť, čo pôjde spolu – inak sa vám hierarchia rozpadne na kusy, ktoré potom skladáte ručne.

Zároveň platí, že podporovaný je obsah z Confluence Cloud vytvorený v novšom editore. Pri starších stránkach počítajte s ručnými úpravami formátovania.

Limit druhý: oprávnenia sa nemapujú

Toto je z troch limitov najhorší, lebo sa nedá obísť žiadnym nástrojom.

Confluence rieši oprávnenia na úrovni priestoru, stránky, skupiny aj role. Notion má tri úrovne: workspace, teamspace a stránka. Tie modely na seba jednoducho nesadnú.

Znamená to, že oprávnenia sa nemigrujú – navrhujú sa od nuly. A treba to spraviť pred migráciou, nie po nej, lebo po nej už máte v novom priestore obsah, ku ktorému má prístup buď každý, alebo nikto.

Súvisí s tým jedna vec, ktorá ľudí prekvapí: Notion neumožňuje zdieľať iba časť databázy. Ak niekto nemá vidieť určité záznamy, riešením je samostatná databáza, nie filtrovaný pohľad. Filter je zobrazovacia pomôcka, nie bezpečnostné opatrenie – kto má prístup k databáze, dostane sa aj k tomu, čo filter skrýva.

Limit tretí: prenesie sa obsah, nie logika

Import prenesie stránky a ich hierarchiu. Neprenesie to, čo je na Notione cenné.

Z tabuľky v Confluence sa stane statická tabuľka v Notione. Nie databáza. Nedá sa filtrovať, nedá sa prepojiť s inou databázou a nedá sa z nej spraviť kalendár ani nástenka.

Práve prevod tabuliek na databázy je hlavná pridaná hodnota migrácie - a je to ručná práca.

Preto migrácia, pri ktorej sa neprestavuje, väčšinou nemá zmysel. Čo bolo neprehľadné v starom nástroji, bude neprehľadné v novom. Len drahšie.

Vec, ktorú nikto nechce počuť

Najužitočnejšia časť migrácie je inventúra obsahu. Zistiť, čo tam vlastne je, čo sa otvára a čo neotvoril nikto tri roky.

Býva to nepríjemné, lebo z nej vyjde, že tretina až polovica dokumentácie je mŕtva. Niekedy aj viac.

A tá časť sa nemigruje. Zaarchivuje sa tam, kde je, a v Notione sa začne načisto. Migrácia je jediná chvíľa, kedy sa dá mŕtvy obsah legitímne vyhodiť – potom už na to nikdy nebude dôvod a bude vám zavadzať ďalších päť rokov.

Čo naozaj presúvať a čo nie

Ešte jedna vec, ktorú si firmy uvedomia neskoro: Notion nie je dokumentový sklad. Súbory sa v ňom hľadajú horšie než v Drive alebo na SharePointe.

Rozumné riešenie býva zmiešané. Štruktúra, procesy a znalosti idú do Notionu. Zmluvy, prílohy a veľké súbory zostanú tam, kde sú, a Notion na ne odkazuje.

Koľko to trvá

Pri bežnom firemnom priestore dva až štyri týždne. Väčšinu času nezaberie samotný prenos – ten je hotový za deň. Zaberie ho rozhodovanie, čo sa vôbec prenášať má a ako má vyzerať cieľová štruktúra.

Ak práve stojíte pred týmto rozhodnutím, prejdeme ho s vami na tridsaťminútovom hovore zadarmo – vrátane toho, či sa vám migrácia vôbec oplatí.