50 otázok o Notione

Cez export priestoru z Confluence do HTML a import výsledného ZIP-u do Notionu. Import je obmedzený na 2,5 GB naraz, takže väčšie priestory treba rozdeliť.

Podporovaný je obsah z Confluence Cloud vytvorený v novšom editore. Pri starších stránkach počítajte s ručnými úpravami.

Prenesie sa obsah a hierarchia stránok. Neprenesie sa logika — z Confluence tabuľky sa stane statická tabuľka, nie Notion databáza so vzťahmi.

Práve prevod tabuliek na databázy je hlavná pridaná hodnota migrácie a je to ručná práca. Preto migrácia, pri ktorej sa neprestavuje, väčšinou nemá zmysel.

Neprenesú sa a ani sa preniesť nedajú. Model oprávnení Confluence sa na Notion nemapuje — Confluence má priestory, stránky, skupiny a role, Notion má tri úrovne. Treba to vyriešiť návrhom pred migráciou, nie po nej.

Väčšinou nie. Notion nie je dokumentový sklad a súbory sa v ňom hľadajú horšie než v Drive. Správne riešenie býva zmiešané: štruktúra, procesy a znalosti v Notione, súbory zostanú na Drive a Notion na ne odkazuje.

Nemigrovať. Zaarchivovať tam, kde je, a v Notione začať načisto.

Táto časť býva pre klientov najnepríjemnejšia a najužitočnejšia. Migrácia je jediná chvíľa, kedy sa dá mŕtvy obsah legitímne vyhodiť — potom už na to nikdy nebude dôvod.

Áno. Export do Markdownu, HTML alebo CSV. Formátovanie a jednoduché tabuľky prežijú, prepojenia medzi databázami nie.

Odpovedáme na to úprimne, lebo je to správna otázka. Nástroj, z ktorého sa nedá odísť, je pasca — a to platí aj o nás ako dodávateľovi, preto odovzdávame dokumentáciu ku všetkému, čo postavíme.

Stránka je dokument. Databáza je zoznam stránok, ktoré majú spoločné vlastnosti a dajú sa filtrovať, triediť a zobrazovať v rôznych pohľadoch.

Praktické pravidlo: ak niečo existuje viackrát a chcete to porovnávať — klienti, projekty, úlohy, zamestnanci — patrí to do databázy.

Najčastejšia chyba pri samo-nasadení. Notion databáza bez vzťahov na ostatné databázy je drahší Excel s horším filtrovaním. Sila Notionu je v prepojení — úloha vie o projekte, projekt o klientovi, klient o faktúrach.

Relation prepojí záznam v jednej databáze so záznamom v druhej. Rollup z toho prepojenia vytiahne číslo alebo hodnotu — napríklad súčet hodín na projekte alebo počet otvorených úloh u klienta.

Potrebujete ich vtedy, keď chcete vidieť súhrn bez toho, aby ho niekto ručne prepočítaval.

Lebo každý nový záznam sa stal rozhodovacím rébusom. Keď má úloha povinný vzťah na projekt, projekt na oblasť a oblasť na cieľ, tak pri zapísaní úlohy „zavolať dodávateľovi" musíte odpovedať na tri otázky, na ktoré tá úloha nesedí.

Výsledok je, že ľudia buď premýšľajú nad zaraďovaním viac než nad prácou, alebo nechajú polia prázdne — a vtedy je celá štruktúra na nič.

Pravidlo, ktoré používame: vzťah musí zarábať. Ak z neho nevzniká rollup alebo pohľad, ktorý niekto reálne otvára, nerobte ho.

Menej než si myslíte. Väčšine firiem do päťdesiatich ľudí stačí päť až osem: ľudia, klienti, projekty, úlohy, dokumenty a jedna alebo dve odvetvové. Ak ich máte dvadsať, väčšina z nich sú v skutočnosti pohľady.

Pohľad je iné okno do tých istých dát. Nová databáza je nové dáta.

Toto je najdrahšie nepochopenie v Notione. Keď má každé oddelenie vlastnú databázu úloh, firma nemá prehľad o úlohách — má päť neporovnateľných zoznamov. Správne je jedna databáza a päť pohľadov s filtrom.

Najčastejšie preto, že pohľad má veľa vzťahov, rollupov a filtrov naraz. Každý rollup sa musí prepočítať a pri stovkách záznamov je to znateľné.

Čo pomáha: obmedziť počet zobrazených stĺpcov, nahradiť rollup jednoduchým poľom tam, kde sa hodnota nemení, a archivovať staré záznamy.

Šablónami, ktoré predvyplnia štruktúru. Výberovými poľami namiesto textových, kde sa dá. A tým, že poviete nahlas, čo je povinné.

Notion nemá povinné polia v zmysle, v akom ich má klasická databáza. Je to jeho najväčší praktický nedostatok pri firemnom nasadení a treba s tým počítať.

Oboje a v tom je jeho sila aj jeho problém. Každá stránka je zároveň dokumentom aj záznamom v databáze. Vďaka tomu v ňom viete mať wiki, projektovú evidenciu a jednoduché CRM na jednom mieste.

Cena za tú voľnosť je, že vám nikto nepovie, ako to má vyzerať.

Nie. A nikto, kto vám tvrdí opak, s tým nepracoval v reálnej firme.

Notion nevie účtovať, nevie vystaviť faktúru v súlade so slovenskou legislatívou a nevie skladovú evidenciu s ocenením. Vie byť nadstavbou, ktorá tie systémy sprehľadní — a cez API sa na ne dá napojiť.

Do určitej veľkosti áno. Hranica je zhruba tam, kde potrebujete automatizovaný e-mailový kontakt, prepojenie na fakturáciu a reporting, ktorý nikto nemusí ručne udržiavať.

Pri obchodnom tíme do piatich ľudí Notion stačí. Nad tým začne byť práca s ním drahšia než licencia skutočného CRM.

Áno, ale nepotrebujete na to nikoho externého. Postavíte si to sami za víkend a bude to fungovať. Píšeme to sem aj napriek tomu, že tým prichádzame o zákazku.

Externá pomoc začína dávať zmysel zhruba od pätnástich ľudí.

Lebo sa zavádzal zdola. Každý si založil vlastnú štruktúru a po roku existuje viac verzií tej istej informácie. Nie je to chyba Notionu — je to dôsledok toho, že architektúru nikto nenavrhol dopredu.

Confluence je lepší na veľkú, striktne riadenú dokumentáciu s prísnymi oprávneniami. Notion je lepší tam, kde má dokumentácia žiť vedľa práce.

Praktický rozdiel, ktorý rozhoduje najčastejšie: Confluence má oprávnenia na úrovni priestoru, stránky, skupiny aj role. Notion ich má len na úrovni workspace, teamspace a stránky.

SharePoint vyhráva, keď ste už v Microsoft 365 a potrebujete správu dokumentov s verziovaním a schvaľovaním. Notion vyhráva na rýchlosti a na tom, že ho ľudia naozaj otvoria. Najhoršia dokumentácia je tá, do ktorej nikto nechodí.

Postaviť workspace dva až päť týždňov. Zaviesť ho medzi ľudí tri mesiace. Ten druhý údaj firmy podceňujú — nástroj je hotový za mesiac, návyk sa mení za kvartál.

Čiastočne. Offline režim existuje, ale má výrazné obmedzenia: offline je dostupných len prvých päťdesiat riadkov prvého pohľadu databázy, nedajú sa zakladať nové databázy, nefungujú tímové workspace a médiá sa nesynchronizujú. Upravovať sa dajú len stránky, ktoré ste mali otvorené pred odpojením.

Ak máte ľudí v teréne bez signálu, počítajte s tým pri návrhu — nie potom.

Notion používa mechanizmus, ktorý väčšinu konfliktov vyrieši sám. Pri iných než textových vlastnostiach databázy sa ale konflikt objaviť môže.

V praxi to znamená, že offline nie je režim, na ktorom sa dá postaviť tímový proces. Je to núdzové riešenie na cestu.

Najčastejšie kvôli oprávneniam alebo synchronizácii. Ak neudelíte prístup k nadradeným stránkam, prepojené databázy sa nemusia synchronizovať správne a časť obsahu zmizne. Skontrolujte oprávnenia na celej vetve nahor, nielen na stránke, ktorú vidíte.

Pridajte pole so stavom a filtrujte. Fyzicky presúvať staré záznamy inam sa oplatí až vtedy, keď to začne byť pomalé — a vtedy do samostatnej archívnej databázy s rovnakou štruktúrou. Mazať neodporúčame; história je jediná vec, ktorú si od nástroja nekúpite späť.

Áno a je to jedna z najviac nedocenených funkcií. Šablóna predvyplní obsah stránky — napríklad zápis zo stretnutia už s osnovou alebo onboarding s checklistom.

Praktický dopad: ľudia nemusia premýšľať, čo majú napísať. To je rozdiel medzi workspace, ktorý sa používa, a tým, ktorý sa neplní.