Oprávnenia v Notione: čo sa dá a čo nedá

Tri úrovne, nič medzi nimi

Oprávnenia sa v Notione nastavujú na úrovni workspace, teamspace a stránky. Dedia sa smerom nadol a na konkrétnej stránke sa dajú zúžiť alebo rozšíriť.

Je to jednoduchšie než Confluence, ktorý rieši prístup na úrovni priestoru, stránky, skupiny aj role. Pri zavádzaní je tá jednoduchosť výhoda – nemusíte tri dni kresliť maticu. Nevýhodou sa stane vtedy, keď potrebujete jemné riadenie.

Limit, ktorý musíte poznať

Notion neumožňuje zdieľať iba časť databázy.

Toto je najčastejšie narážaný limit a nedá sa obísť žiadnym nastavením. Buď má človek prístup k celej databáze, alebo k žiadnej.

A tu prichádza chyba, ktorá sa robí neustále: niekto si myslí, že to vyrieši filtrom. Vytvorí pohľad, ktorý ukazuje len časť záznamov, a zdieľa ten.

Filter je zobrazovacia pomôcka, nie bezpečnostné opatrenie. Kto má prístup k databáze, dostane sa aj k záznamom, ktoré filter skrýva – stačí si zmeniť pohľad. Ak niekto nemá niečo vidieť, musí to byť v samostatnej databáze.

Hostia sú zadarmo a väčšina firiem to nevyužíva

Externý účtovník, právnik alebo klient nepotrebuje plnú licenciu. Hostia sú v Notione zadarmo a vidia iba konkrétne stránky, na ktoré ich pozvete - nie celý workspace.

Free plán má limit desiatich hostí, vyššie plány viac. Pri audite workspace to býva jedna z prvých vecí, ktoré nájdeme: externisti platení ako plní používatelia.

Ako pustiť klienta a neukázať mu všetko

Vzhľadom na limit vyššie to neurobíte filtrovaným pohľadom do internej databázy. Riešenie je klientsky portál ako samostatná štruktúra, do ktorej sa vybrané veci prenášajú.

Pri jednom-dvoch klientoch to zvládnete ručne. Pri desiatich sa to zautomatizuje cez API – a vtedy má zmysel to postaviť poriadne, lebo ručné udržiavanie klientskeho portálu je práca, ktorá nikdy neskončí.

Čo vidí človek po odchode z firmy

Po odobratí z workspace nič. Ale sú dve veci, na ktoré sa zabúda.

Verejne zdieľané stránky zostávajú verejné, kým ich niekto nezruší. Odkaz, ktorý si niekto pred rokom vygeneroval na zdieľanie s dodávateľom, funguje ďalej a nikoho sa nepýta.

Exporty, ktoré si stiahol, sú preč z vášho dosahu natrvalo. S tým sa nedá spraviť nič a platí to o každom nástroji.

Pri každom odchode preto prejdite zoznam verejne zdieľaných stránok. Býva tam viac, než firma tuší.

Kto čo zmenil

História verzií je na každej stránke a stačí na bežné otázky typu „kto to prepísal".

Podrobný audit log naprieč celým workspace má až plán Enterprise. Ak ho potrebujete kvôli auditu alebo certifikácii, je to spolu so SCIM a nulovým uchovávaním dát v modeli hlavný dôvod, prečo naň ísť. Ak nie, nepýtajte si ho.

Čo funguje pri zavádzaní

Notion je zámerne otvorený nástroj. Úplne zamknúť sa nedá a ani by ste nechceli - tým zabijete presne ten dôvod, prečo ho ľudia používajú radi.

Čo funguje v praxi: štruktúra teamspacov podľa oddelení, jasná domovská stránka s rozcestníkom, šablóny na všetko opakované a jeden človek, ktorý má štruktúru na starosti. Nie zákazy.