Koľko naozaj stojí Notion pre firmu

Štyri plány, dve reálne rozhodnutia

Free stojí nula, Plus 9,50 € a Business 19,50 € za používateľa mesačne. Enterprise má cenu na mieru. Ročná platba je lacnejšia než mesačná.

Firmy reálne rozhodujú len o dvoch veciach: či ísť z Plus na Business a či má zmysel Enterprise.

Plus alebo Business: rozdiel je desať eur a celá AI sada

Business pridáva k Plusu tri veci, ktoré stoja za pozornosť. Prvá je celá AI sada v cene — Notion AI, Notion Agent, AI zápisy zo stretnutí a vyhľadávanie naprieč pripojenými aplikáciami. Druhá sú granulárne oprávnenia. Tretia je prihlásenie cez SSO.

Ak AI nepoužívate a SSO nepotrebujete, Plus stačí. Rozdiel je desať eur na osobu mesačne, čo je pri tridsiatich ľuďoch 3 600 € ročne za funkcie, ktoré nikto neotvorí.

Ak ich používať chcete, Business je jednoznačne lacnejší než dokupovať AI zvlášť — tá cesta pre nových zákazníkov už ani neexistuje.

Položka, ktorá vás prekvapí na tretej faktúre

Bežný Notion Agent je v cene Business plánu. Custom Agents ale jazdia na kreditoch.

Stoja 10 USD za tisíc kreditov mesačne a nevyčerpané kredity prepadávajú — do ďalšieho mesiaca sa neprenášajú. Je to nad rámec ceny Business aj Enterprise plánu.

V bežných prehľadoch cien to nenájdete. Objaví sa to vtedy, keď si niekto vo firme postaví vlastného agenta a nikto nevie, odkiaľ sa vzala nová položka.

Ak plánujete vlastné agenty, zarátajte to do rozpočtu od začiatku. Ak nie, nemusíte to riešiť vôbec.

Kedy dáva zmysel Enterprise

Business stačí väčšine firiem do zhruba osemdesiatich ľudí. Enterprise má zmysel len vtedy, keď potrebujete aspoň jednu z týchto štyroch vecí:

• Audit log — kto čo videl a zmenil naprieč celým workspace. Typicky požiadavka auditu alebo certifikácie.
• SCIM — automatické zakladanie a rušenie účtov z firemného adresára. Na nižších plánoch sa účty spravujú ručne.
• Správa domény — kontrola nad tým, kto si môže založiť účet na firemnej adrese.
• Nulové uchovávanie dát v jazykovom modeli — Business má tridsaťdňové, Enterprise nulové. V regulovaných odvetviach to býva rozhodujúce.

Ak ani jednu z nich nepotrebujete, Enterprise si nepýtajte. Rozdiel v cene sa lepšie minie na nasadenie, ktoré rozhodne o tom, či to ľudia budú vôbec používať.

Tri miesta, kde firmy zbytočne platia

Platíte Business a používate Free. Najčastejší prípad zo všetkých. Firma má 19,50 € na osobu a používa z toho textový editor. Pri tridsiatich ľuďoch je to vyše sedemtisíc eur ročne za nevyužité funkcie.

Licencie pre ľudí, ktorí sa neprihlásili. Notion sa zavádza zdola a účty sa zakladajú rýchlejšie, než sa rušia. V praxi to býva päť až pätnásť percent.

Externí ľudia ako plní používatelia. Účtovník, ktorý potrebuje vidieť jednu databázu, nepotrebuje licenciu. Hostia sú v Notione zadarmo a vidia len konkrétne stránky, na ktoré ich pozvete — nie celý workspace. Free plán má limit desiatich hostí, vyššie plány viac.

Ako si to overiť za pol hodiny

Otvorte si zoznam členov workspace a pozrite dátum posledného prihlásenia. Potom si prejdite, kto z nich je externista, ktorý by vystačil s hosťovským prístupom. A nakoniec sa spýtajte troch ľudí, či niekedy použili AI vyhľadávanie.

Z týchto troch otázok vyjde číslo, ktoré sa väčšine firiem oplatí poznať. Presne to isté robíme v rámci auditu workspace za 490 € — a pomerne často sa zaplatí sám z prvej úspory.